Todos los
empleados de la compañía y contratistas deben ser capaces de identificar en qué
consiste el cambio y cómo iniciar el proceso de gestión del cambio.
El proceso se
inicia en el área cuando el empleado se encuentra con la necesidad de realizar
un cambio relacionado con:
• Los
equipos e instalaciones;
• Variables
de proceso;
• Ambiente
de trabajo (Layout, condiciones ambientales);
• Materiales
utilizados, sus composiciones, propiedades, embalajes, envolturas;
• Procedimientos
de mantenimiento, operación, uso de automatización / software, parada y puesta
en marcha;
• Materias
primas e insumos diversos.
Dichas
necesidades de cambio también se pueden identificar durante los procesos de
Actualización de requisitos legales y otros requisitos, Análisis preliminar de
riesgos.
Al encontrarse con situaciones de cambio, el empleado deberá
empezar a llenar el formulario de Gestión del cambio, definiendo claramente quién
solicita el cambio, el tipo, tiempo, motivo y el resultado esperado con el
cambio.
En caso que el
cambio sea precedido por un periodo de prueba, la duración y los procedimientos
para la prueba deben ser acordados y autorizados en el nivel jerárquico
adecuado, y se debe identificar dicho cambio como temporal. El plazo máximo
para un cambio temporal es de 3 meses, en caso contrario se deberá reiniciar el
proceso de cambio, empezando un nuevo formulario de gestión de cambio, con
nuevas fechas y nuevas firmas.
Antes de iniciar
el cambio, todos sus riesgos se deberán evaluar. Para este fin, el solicitante del cambio
deberá definir el equipo de gestión del cambio, identificando representantes de
las áreas que posiblemente estarán involucradas.
Este equipo deberá
realizar un análisis preliminar de riesgos, analizando, como mínimo, las
siguientes categorías:
Al terminar el
análisis y evaluación de los riesgos, el equipo deberá realizar la
planificación del cambio, estableciendo las acciones y controles necesarios
para eliminar o reducir al mínimo los riesgos identificados.
En esta fase, se debe garantizar
que:
• Se
ha identificado todos los riesgos asociados con el cambio propuesto.
• Se
ha identificado los mecanismos de control apropiados y éstos se pueden
implementar para eliminar o reducir al mínimo los riesgos.
• Se
cumplirá todos los criterios de ingeniería adoptados; incluyendo los cálculos y
planos que se quieren variar, así como las especificaciones.
• Se
ha identificado los estándares apropiados que se van a utilizar.
• En
caso hubiera necesidad de estudios más profundos, éstos se han identificado.
• Se
ha identificado todos los requisitos legales.
• Exista
la comunicación y capacitación de todas las personas involucradas en el cambio.
Las siguientes son las que debemos
responder en el formato de gestión del cambio.
1. ¿El
cambio solicitado es de alto riesgo para seguridad?
2. ¿Existe
un riesgo para la continuidad del proceso productivo?
3. ¿Existe
riesgo para la calidad del producto?
4. ¿Las
personas e instalaciones serán expuestas o afectadas por el cambio?
5. ¿Involucra
riesgos ambientales?
6. ¿Existe
alguna norma legal asociada al cambio?
7. ¿Existe
necesidad de diseño del proyecto / diseños o croquis?
8. ¿Existe
la necesidad de un cálculo de ingeniería?
9. ¿Será
necesario el comisionamiento (acompañamiento) después del cambio?
10. ¿Existe
la necesidad de orientar / entrenar / simular el cambio?
La planificación
completa del cambio, incluyendo las acciones, personas responsables y plazos de
su ejecución, se deberá registrar y actualizar en el formulario de gestión del
cambio.
Antes de iniciar
el cambio, el solicitante del mismo deberá garantizar que se ha cumplido con
las acciones previstas en la planificación y que se ha contemplado todos los
controles.
Debemos realizar las siguientes
preguntas:
1. ¿Todas
las personas del área influidas por el cambio fueron informadas, orientadas
y/o entrenadas?
2. ¿Los
asuntos / aspectos de Seguridad y salud, ambientales, legales, y calidad del
producto fueron contemplados?
3. ¿Los
criterios de ingeniería fueron atendidos? ¿Los documentos de ingeniería fueron
revisados?, ¿Los planos y los procedimientos fueron actualizados?
4. ¿Las
modificaciones fueron Probadas / Simuladas?
5. ¿Hubo
algún efecto no deseado o riesgo no considerado a lo largo de la prueba?
6. ¿Fue
evaluado el impacto del cambio? (FMEA, FMECA, PESTEL, FODA, RBI, etc.)
7. ¿Existe
necesidad de monitoreo para evaluación del cambio implementado?
8. ¿El
plan de acción previsto en el planeamiento del cambio fue finalizado?
Durante la ejecución del cambio se
deben tomar en cuenta todos los permisos de trabajo necesarios.
Inmediatamente
después de realizar el cambio o, en caso se defina en el formulario, después de
tres (03) meses de su implementación, el equipo de gestión del cambio deberá
evaluar si los resultados del cambio responderán a las expectativas, habiendo
ocurrido de acuerdo con lo planificado. También se deberá evaluar si el cambio
se debe mantener y, en el caso que se hubiera implementado de manera temporal,
si pasará a ser permanente.
En caso que el
cambio no tenga el resultado esperado, el solicitante del cambio deberá cerrar
el proceso, archivarlo durante un año, regresando a la condición anterior y
comunicando el hecho a todas las personas involucradas.
En esta fase, el
líder del área involucrada por el cambio deberá asegurar que se actualice la
revisión/ evaluación de diseños (Proyecto), Estándares de Operación, requisitos
de mantenimiento y procedimientos de emergencia.
También deberá identificar los
nuevos riesgos o factores de riesgo de una tarea, que resulte de un cambio.
La compañía debe
definir un colaborador que será responsable de liderar el proceso de implementación
de este estándar, asegurando su divulgación, capacitación y aplicación en la
rutina de trabajo.
Solicitante
• Realizar
el análisis preliminar.
• Identificar
la necesidad de cambio.
• Evaluar
los riesgos de cambio junto con el líder.
• Realizar
la tarea sometida a cambio sólo después de haber recibido la capacitación u
orientación pertinente.
• Participar
en la elaboración de la Gestión del cambio, cuando se le llame.
• Acompañar
la ejecución del cambio, cuando se le solicite.
• Ayudar
al supervisor / líder o sustituto en la tarea de divulgar el cambio realizado a
los demás empleados involucrados en dicho cambio.
Responsable de área
• Realizar
la evaluación de riesgo de la tarea que se someterá a cambio junto con el
solicitante.
• Solicitar
la participación de los empleados en el proceso de gestión del cambio.
• Capacitar
y orientar a los empleados involucrados en los cambios.
• Presentar
al ejecutor el análisis de riesgo realizado en cuanto al cambio.
• Acompañar,
cuando se le solicite, al ejecutor en la realización del cambio.
• Divulgar
los cambios realizados en su área a los involucrados.
• Incluir
al equipo de gestión del cambio para establecer medidas de control y planificar
el cambio.
• Conoce
los procesos y equipos de alto riesgo.
Coordinador
• Observar
los procesos de cambio.
• Realizar
la gestión del cambio con la participación del equipo de gerenciamiento.
• Solicitar
la participación del Gerente de fábrica en la evaluación de los riesgos de
cambio cuando sea necesario.
• Llenar
el formulario de gestión del cambio de riesgo, incluir las firmas pertinentes y
firmarlo en el campo de aprobación de la solicitud, manteniéndolo en su poder
hasta la implementación del cambio.
• Verificar
los resultados del cambio después de la ejecución del mismo.
• Divulgar
el cambio realizado a todos los involucrados.
• Hacer
un seguimiento del cambio y evaluarlo después de tres (03) meses de su implementación, cuando se defina en el
formulario, o después de concluido el mismo.
• Culminar
el proceso de gestión del cambio del riesgo temporal como máximo en la fecha de
vencimiento.
• Certificar
que todos los cambios se ejecutaron conforme se había previsto y autorizado.
• Archivar
formularios de gestión del cambio.
Nota: El Coordinador o ingeniero o sustituto
del área involucrada por el cambio deberá definir si la participación del
Gerente de fábrica en el proceso de gestión del cambio es pertinente o,
incluso, necesaria.
Gerente de fábrica
Validar la planificación del
cambio, estableciendo acciones, aprobando y proporcionando recursos necesarios.
