ENTREGABLES DE PROYECTOS A MANTENIMIENTO: DOSSIER DEL PROYECTO

Hoy en día la creación de nuevos proyectos con lleva al nacimiento de nuevos activos, y esto a su vez hace que el equipo de mantenimiento empieza a cuidar el activo y brindar la confiabilidad para lo que el activo fue creado, es por ello que es muy importante sobre la transferencia de información del proyecto hacia mantenimiento, y se conoce como Dossier del Proyecto.

Entonces entendemos como dossier: al conjunto de documentos (planos, procedimientos, informes registros, contratos, planes de mantenimiento, manuales ) que incluyen toda la información requerida sobre el proyecto. Los entregables de los proyectos deben ser conocidos por todo el equipo de mantenimiento para garantizar el correcto funcionamiento de los activos ingresados.

• Proyecto: Es una planificación que consiste en reunir nuevas ideas para llevarlas a cabo con la finalidad de poder alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto.

• Activo: Son bienes, derechos otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultado de sucesos pasados de los que se espera obtener beneficio o rendimiento económico a futuro.

A continuación mencionaremos los principales documentos que debe tener el Dossier del Proyecto y que sera entregado a mantenimiento :

1. Diagrama de proceso General:
* Este entregable es el diagrama donde se especifica la ubicación del proyecto dentro del proceso de fábrica.

2. Diagrama de proceso del Proyecto* Este entregable es el diagrama específico del proyecto, donde se muestran los diferentes periféricos que interactúan con el proyecto.


3. Planos Última Revisión Mecánico-Codificados
* Este entregable es la última verificación de los planos de Mecánicos- codificados del proyecto para asegurar su efectivo ejecutamiento sin ninguna falla a lo largo de la elaboración del proyecto.

4. Planos Última Revisión Eléctricos-Codificados
* Este entregable es la última verificación de los planos de Eléctricos- codificados del proyecto para asegurar su efectivo ejecutamiento sin ninguna falla a lo largo de la elaboración del proyecto.

5. Planos Última Revisión Instrumentación-Codificados
* Este entregable es la última verificación de los planos de Instrumentación- codificados del proyecto para asegurar su efectivo ejecutamiento sin ninguna falla a lo largo de la elaboración del proyecto.

6. P&ID Ultima Revisión
* Este entregable es la última verificación del P&ID antes de su correcta ejecución durante el proyecto.

7. Plano Ubicación Equipo/Sistema en plano general de seguridad
* Este entregable es la correcta ubicación del Equipo/Sistema en el plano general de seguridad teniendo en cuenta sus condiciones físicas de este.

8. Plano Unifilar de fábrica actualizado con el nuevo Equipo/Sistema
* Este entregable se basa en actualizar la nueva versión del plano unifilar de la fábrica utilizando un nuevo Equipo/Sistema corrigiendo errores y aparición de nuevas estructuras en el plano.

9. Listado (Req. Compras y Servicios), Hojas de transferencia, Ficha Técnica de nuevos activos que conformar el Equipo /Sistema

* Este entregable son los requisitos de documentos (Listado, hojas de transferencias, ficha técnica) de los nuevos activos que constituyen el Equipo/Sistema.



10. Manuales (Físico/Magnético) activos a ingresar
* Este entregable es la recepción de ingresos de los manuales activos en el proyecto.

11. Listado de equipos a Inactivar por retiro (baja)
* Este entregables es el conjunto de los equipos que no están en operación que pueden impedir la ejecución del proyecto y lo más recomendable es darlos de baja.

12. Tiempo de vida (estimado) de los equipos* En este entregable se verificara el tiempo de uso de todos los equipos que conformaran el proyecto teniendo en cuenta sus condiciones ambientales, físicas y sus funciones que estarán realizando a lo largo del proyecto.

13. Protocolo de pruebas/arranque/operación
* Este entregable es el nuevo sistema que se implementara en el proyecto teniendo en cuenta sus recomendaciones y observaciones durante la prueba/arranque/operación de los equipos a lo largo de la vida de estos.

14. Protocolo de Lubricación
* Este entregable es la implementación del protocolo de lubricación que se ejecutara durante a lo largo de la vida de estos equipos teniendo en cuenta su funcionamiento y su condiciones ambientales de cada uno.

15. Plan de mantenimiento de Equipo/Sistema
* Este entregable es la elaboración de un plan de mantenimiento del Equipo/Sistema ya sea correctivo, predictivo y preventivo, para alargar la vida de uso de estos equipos.

16. Manual de Operación de Equipo/Sistema
* Este entregable es el conocimiento del manual de su correcta operación de cada Equipo/Sistema hacia las personas que estarán a su cargo.

17. Despiece de los equipos/sistema
* Este entregable es el conocimiento de las partes principales que conforman el equipo/Sistema.

18. Rutas de operación y mantenimiento
* En este entregable elaboraremos las rutas de seguimiento tanto en la parte de operación y su mantenimiento de cada Equipo/Sistema.

19. Listado de consumibles de los equipos
* Este entregable se verificara y se dará a conocer que tipo de consumibles para su respectivo funcionamiento de cada Equipo/Sistema.

20. Listado de los repuestos críticos
* Este entregable es la necesidad de tener los repuestos necesarios de las piezas en criticidad de cada Equipo/Sistema para así evitar contratiempos al momento de su funcionamiento a lo largo del proyecto.


21. Capacitación personal operativo (operación del equipo/sistema)-Evaluación
* Este entregable es la capacitación y evaluación de cada personal que se encarga de los Equipo/Sistema para su adecuado uso sin tener problemas de operar.

22. Archivos de capacitación y entrenamiento (Power Point, Word, PDF,otros)
* Este entregable es la recepción de todos los archivos de capacitación y entrenamiento para futuras charlas.

23. Listado proveedores información completa(diseñadores,fabricantes,otros)
* En este entregable se tendrá conocimiento de toda la información de los que participaran en este ´proyecto como los diseñadores, fabricante u otros.

24. Evaluación de los contratistas involucradas en el proyecto
* Este entregable es tener conocimiento que personal calificativo se podrá contratar para que pueda apoyar en la ejecución del proyecto.

25. Evaluación en Seguridad /M. Ambiente de contratistas involucradas en el proyecto

* Este entregable se calificara la Seguridad / Medio Ambiente que otorgan los contratistas al momento de ejecutar el proyecto.

26. Señalización, rotulación general del nuevo equipo/sistema
* Este entregable es de otorgar una señalización general a todo el nuevo Equipo/Sistema para evitar un accidente hacia el personal.

27. Luz de seguridad de arranque-Operación continua -parada de equipo
* Este entregable se instalara una luz de seguridad a todo el Equipo/Sistema para su arranque y operación y también para cualquier paro de este.



28. Pintado de equipo de acuerdo a código de colores de la Empresa
* Este entregable se implementara al equipo los colores identificados de la empresa para su buena presentación.



29. Plataformas con rodapiés, pasamanos (estándar fabrica) y aislamiento térmico
* Este entregable se implementara a los Equipos/Sistemas plataformas con rodapiés, pasamanos y un aislamiento térmico para su buen manejo, seguridad y comodidad hacia los operadores a cargos de cada uno de los equipos.

30. Identificación, entrega y capacitación en epps
* Este entregable se otorgara a cada personal sus EPPS previo a esto una capacitación a su buen uso de cada uno de estos.

31. Capacitación en seguridad del arranque-operación del equipo/sistema
* En este entregable se deberá tener en cuenta los peligrosos del mal uso del Equipo/Sistema al momento de su arranque/Sistema.

32. Balances generales del proyecto (másicos, energía, diseño, otros)
* En este entregable se registrara los balances generales que ha generado todo el proyecto desde másicos, energías, diseños a otros.



33. Licencias o Normas de Ingeniería o construcción
* En este entregable al momento de ejecutar el proyecto se deberá tener en cuenta las licencias y normas de ingeniería o construcción para así evitar un imprevisto en la ejecución.


34. Contratos (penalidades), términos de referencia
* En este entregable se dará conocer a cada personal involucrado en el proyecto las condiciones de su contrato y sobre todo las penalidades si este comete una falta grave a la hora de su trabajo.

35. Evaluaciones ambientales, inocuidad, BPM o calidad
* Este entregable se tendrá en cuenta las condiciones ambientales, inocuidad, BPM o calidad de este durante el proyecto para así calificarlo al finalizar si fue el correcto uso o que fueron que fallaron.

36. Informes de indicadores de inversiones
* Este entregable es la presentación al finalizar el proyecto de los indicadores de toda la inversión si tuvieron ganancias o pérdidas en todo el proyecto.

37. Control cambio(análisis) al ingreso del equipo/sistema
* Este entregable se involucrara el control de cambio al Equipo/Sistema dando de conocer sus condiciones, funcionamiento, otros.

38. Lecciones Aprendidas
* En este entregable se tendrá en cuenta los errores que tuvieron durante la ejecución del proyecto para así no cometer los mismos errores para futuras proyectos.

Estos principales 38 entregables es importante en la recepción de nuevos proyectos para mantenimiento.

RCA: Análisis de Causa Raíz

Este documento tiene por objetivo describir la metodología para la realización de un análisis de causa raíz (RCA), debido a fallas en equipos o sistemas. Donde puede aplicarse  a todos los procesos y áreas del los diferentes empresas.

Veamos primero algunas principales definiciones:

1. Análisis Causa Raíz (RCA):Es un conjunto de métodos de solución de problemas que permiten, de manera sistemática, identificar las causas raíces de problemas o eventos, y determinar unas acciones que las eliminen o mitiguen su recurrencia.
2. Fallas esporádicas: Una falla esporádica es una falla dramática e inesperada que causa un gran impacto en producción, HSE y/o mantenimiento y por lo tanto es altamente visible dentro de la compañía. Generalmente el problema es evidente y se adelantan investigaciones para determinar las causas raíces. La eliminación de un problema esporádico estabiliza la situación llevándola a rangos aceptables para la organización. Típicamente, los problemas esporádicos no deseados están asociados con la afectación de la disponibilidad.
3. Fallas crónicas: Una falla crónica es la falla típica repetitiva que tiene un impacto importante en las operaciones o el mantenimiento en el mediano y largo plazo, pero que en el momento en que sucede no resulta dramática y el costo de reparación, impacto en producción y HSE son considerados bajos. A largo plazo pueden representar altos costos para la organización y desencadenar en un problema crítico. La eliminación de un problema crónico está enfocada a optimizar el desempeño de las organizaciones, reducir costos no evidentes y prevenir la ocurrencia de problemas críticos. Típicamente, los problemas crónicos están asociados con la afectación de la eficiencia. Los problemas crónicos se pueden detectar con Pareto el cual prioriza los activos que tuvieron una mayor frecuencia de fallas o mayores gastos por mantenimiento. 
4. Matriz de disparo de Análisis de Falla 
5. Evidencia: Toda partes, posiciones, papeles (documentos) o personas (entrevistas, declaraciones) que corroboran una conclusión.
6.  Reporte de Falla – 24 Horas: Es un Reporte que describe los hechos, impactos en producción o HSE y plantea unas primeras hipótesis, el cual es elaborado por los Técnicos de Mantenimiento con la revisión y emisión del Supervisor de Mantenimiento.
7. Términos de Referencia (TOR): Documento emitido para formalizar el comienzo de un RCA, vincula oficialmente a las personas que harán parte del grupo investigador y compromete los recursos necesarios para su desarrollo.
8. Árbol Lógico: Los árboles lógicos proporcionan una representación simbólica conveniente de la combinación de eventos que producen la ocurrencia del evento de la cima. 
9. Modos de Falla: Llamamos modo de falla al fenómeno o mecanismo responsable del evento o condición de falla, los modos de falla en general pueden afectar a un componente estructural.
10. Causa Raíz Física: Mecanismo de falla a nivel de componente.
11. Causa Raíz Humana: Punto de acción indebida o error humano.
12. Causa Raíz Latente: Problema del sistema o la organización.
13. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz detectada del RCA.

Tenemos a continuación algunas condiciones a tomar en cuenta:

• Toda Falla de un equipo o sistema que interrumpe el proceso debe ser reportado en el reporte de falla de 24 horas y ser analizado en la matriz de disparo de análisis de Falla para dar inicio a este procedimiento.
• La responsabilidad para la presentación del reporte de falla de 24 horas y la evaluación en la matriz de disparo de análisis de Falla recae en primera instancia sobre el Jefe del Área/proceso en la cual se presenta la falla.
• Si la matriz indica que el impacto de la falla debe de realizar el RCA es responsabilidad del Jefe del Área/proceso en la cual se presenta la falla coordinar con el jefe de Mantenimiento de la planta para formar el grupo de personas que realizaran el RCA.
• En caso de que la acción correctiva o preventiva tomada, genere cambios en las metodologías de trabajo, dichos cambios deben quedar consignados en la documentación respectiva. 

Vamos a describir a continuación los pasos a seguir con una breve descripción de cada paso:

A. Identificación en la Matriz de disparo de RCA

Cuando la información del reporte de falla – 24 hrs  sea verificada en la matriz de disparo de RCA y esta resulte dentro de la zona crítica, el jefe de área debe de coordinar con el jefe de Mantenimiento de la planta para formar el grupo de personas que realizaran el RCA.

B. Aseguramiento del sitio y recopilación de las evidencias

•       Atender las consecuencias del evento de falla. La prioridad es la atención al personal lesionado y restaurar las instalaciones a una condición segura.

•       La obtención de evidencia inmediatamente después del evento es crucial, en lo posible se debe acordonar el área de manera que la evidencia no se manipule. Se congela el área hasta que se haya recogido toda la información conocida.

•       Se deben guardar cuidadosamente aquellas piezas que fueron afectadas durante el evento para su posterior análisis (si no se requieren para restaurar la función del activo), tratando de no manipularlas excesivamente, ya que esto puede ocasionar pérdida de la información.

•       Las posiciones de todas las partes y equipo se deben fotografiar siempre que sea posible. En su defecto hacer diagramas mostrando la ubicación y estado (tanto físico, como de accionamiento) de las válvulas (cerrada/abierta), interruptores (encendido/apagado), indicadores, personas, etc., con orientación y distancias desde un punto fijo de referencia. 

•       Las entrevistas se deben realizar individualmente, poco después de que haya ocurrido un evento y antes de que los testigos conversen entre ellos, siempre que sea posible.

•       El historial de las tendencias de las condiciones del proceso (temperaturas, presiones, flujos, niveles) y de variables de monitoreo por condición, tales como vibraciones, análisis de aceite, etc. Deben ser revisadas y guardas para el análisis.

C. Términos de Referencia y Conformación de equipo de trabajo

• Términos de Referencia

El Término de referencia es un documento emitido para formalizar el comienzo de un RCA, vincula oficialmente a las personas que harán parte del grupo investigador y compromete los recursos necesarios para su desarrollo con base en él los coordinadores o supervisores de las diferentes áreas programarán sus recursos con antelación, teniendo en cuenta el personal que quedará “fuera de línea” al ser vinculado a la realización del ejercicio.

El término de referencia debe incluir:

I.              Introducción

II.             Antecedentes

III.            Objetivos

IV.            Alcance

 V. Áreas Involucradas 

VI. Responsabilidades

VII.          Metodología

VIII.         Recursos

IX.           Tiempo Establecido  - Cronograma 

X.          Producto esperado 

XI.       Resultados.

Emitido por: 

Fecha de Emisión:

• Conformación de equipo de trabajo

•       La conformación del equipo variará dependiendo de la falla que se esté analizando. Un equipo puede constar de tres a seis  o más personas y contar con recursos externos adicionales. Al menos una persona del equipo debería ignorar los eventos de la falla, ser ajeno a ella, entre los miembros de un equipo se pueden incluir operadores, técnicos, supervisores, ingenieros, inspectores, especialistas, proveedores, etc.

•       El facilitador encaminará el análisis ceñido a la metodología. Deberá ser imparcial, tenaz y conciliador.

•       El Líder del análisis persona responsable de liderar y completar un análisis RCA. También es llamado Analista Principal. 

•       El especialista, según la severidad del evento a analizar, el recurso adicional puede incluir un especialista en el equipo que presentó la falla. 

•       Cualquier investigación de importancia merece una “sala de análisis”. Se trata de un salón para uso exclusivo del Equipo RCA donde podrá recopilar/evaluar las evidencias, dotado de: Mesa de conferencia, tableros, Marcadores, papel, video-proyector.

D.Definición del problema y realización del árbol lógico de falla – verificación de hipótesis

• Definición del problema

Se debe responder a las preguntas:

 •       ¿Qué sucede?

•       ¿Cómo sucede?

•       ¿Dónde sucede?

•       ¿Cuándo sucede?

Incluir dentro de la definición del evento, las consecuencias del mismo, esto nos asegura que el RCA no se centre en el modo de falla únicamente, sino en todas las condiciones que se presentaron durante el evento y que causaron el efecto en la magnitud correspondiente.

• Realización del árbol lógico de falla – verificación de hipótesis

Generalmente se presentan condiciones que pudieron haber agravado la severidad de la falla, tener cuidado de no pasarlas por alto e incluirlas en el análisis como hipótesis.

Análisis de 5 por qué e Ishikawa

Para realizar reporte de fallas debe ser acompañado de un análisis utilizando las metodologías de 5 por qué e Ishikawa que conllevará a encontrar causas raíces evidentes.

E. Determinación de las causas raíces (Física, Humana y Latente)

La verificación de las hipótesis de causa es un factor determinante de éxito, de este modo el Equipo RCA tendrá la certeza de identificar claramente los tres niveles de causa raíz, a saber:

•       Causa Raíz Física; mecanismo de falla a nivel de componente.

•       Causa Raíz Humana; punto de acción indebida o error humano.

•       Causa Raíz Latente; problema del sistema o la organización.

F. Identificación e Implementación de las acciones correctivas

Las soluciones del problema deben seleccionarse si estas evitan o al menos reducen la recurrencia de la falla o problema.

Por otro lado la solución debe soportarse en un análisis de costo beneficio riesgo que justifique su aplicación. 

Criterios principales para formular acciones correctivas

•       ¿La acción correctiva prevendrá la recurrencia?

•       ¿Es factible la implementación de la acción correctiva?

•       ¿Permite la acción correctiva cumplir con los objetivos primarios o misión y obligaciones de la empresa?

•       ¿La acción correctiva introduce nuevos riesgos? ¿Están completamente identificados los riesgos asumidos? (La seguridad de otros sistemas no debe ser degradada por la acción correctiva propuesta)

•       ¿Las acciones inmediatas fueron tomadas apropiada y efectivamente?

•       ¿Es medible la implementación de las acciones correctivas?

Tener cuenta los siguientes formatos:

•       Formato de reporte de falla – 24 Hrs. 

Esperemos le sea un buen aporte para realizar análisis de causa raíz.